¿Por qué las cobranzas automatizadas están tomando la delantera?
En el mundo empresarial hay un vínculo imprescindible entre las cobranzas y las finanzas de una organización porque al asegurarnos que las cuentas por cobrar se gestionen de una manera oportuna, las empresas podemos mejorar nuestro flujo de caja, aumentar liquidez, minimizar riesgos y contribuir a la rentabilidad de la empresa. Es por esto que un proceso tan importante como lo es el de cobranzas dentro de una compañía requiere de constante innovación, con el fin de garantizar que se estén empleando las técnicas, los canales y las políticas adecuadas, de acuerdo con las tendencias del mercado y los consumidores.
En la innovación del proceso de cobranzas la tecnología ha desempeñado un papel crucial para mejorar la eficiencia, la precisión y la productividad de los procesos. Tradicionalmente, las empresas han empleado métodos manuales para interactuar con los clientes en el proceso de cobro, lo que puede llegar a ser costoso, ineficiente y propenso a errores. Sin embargo, gracias a los avances tecnológicos, las empresas están recurriendo a la automatización para agilizar y mejorar el proceso de cobranzas.
En este artículo, exploraremos cómo los chatbots sumado a una estrategia multicanal pueden contribuir a cobranzas exitosas y brindar una experiencia óptima al cliente. ¡Acompáñame!
¿Cómo funcionan las cobranzas automatizadas?
Para gestionar las cuentas por cobrar de manera más efectiva y ofrecer a los clientes experiencias de pago más convenientes es importante que tengas en cuenta los siguientes aspectos clave en el proceso de cobranzas:
- Identificar las deudas: Recopila y almacena organizadamente la información relacionada con las deudas de los clientes como saldos pendientes, fechas de vencimiento y detalles de contacto.
- Envíar recordatorios automáticos a los deudores: Notifica a los clientes sobre sus deudas. Puedes hacerlo de forma preventiva (antes del vencimiento de su deuda) o después. Para esto encontrarás en el mercado diferentes herramientas como notificaciones a través de SMS, correos electrónicos, llamadas automáticas, WhatsApp, redes sociales, entre otros. Es importante que selecciones el o los canales en donde están tus usuarios y te asegures que las notificaciones enviadas serán recibidas exitosamente.
- Ofrecer canales de pago a los deudores: Permite a los clientes contar con un canal disponible 24/7 para consultar, negociar y realizar el pago de sus deudas. Es clave que le facilites a los clientes la experiencia de pago de forma rápida y sencilla, teniendo diferentes opciones de pago (tarjetas de crédito, pagos electrónicos, transferencias bancarias, entre otros).
- Realizar seguimiento a los pagos: Controla los pagos recibidos y actualiza de forma automática la información de tus clientes respecto a los pagos y acuerdos de pago realizados.
- Analizar la información: Consolida informes detallados del rendimiento del proceso de cobro incluyendo métricas de recaudo, acuerdos de pago, oportunidad en los pagos, tiempos promedios de recuperación de cartera y otros indicadores claves que te permitirán controlar y mejorar la gestión.
Es importante que tengas en cuenta los aspectos que te acabo de describir en el proceso de cobro. Ahora bien, en el mercado hay herramientas que te apoyan en esta dinámica para que focalices la estrategia y la dejes andando bajo control.
En Smart Data & Automation tenemos experiencia optimizando los resultados de recuperación de cartera de nuestros clientes a través de Chatbots. Hemos logrado recaudar más de 2 millones de dólares a través de esta poderosa herramienta. Te cuento cómo funcionan y cómo puedes implementarlos para garantizar la efectividad en los resultados:
¡Chatbot de cobranzas!
Los chatbots de cobranzas con inteligencia artificial son diseñados para comprender y responder a las consultas de los usuarios, simulando la atención de un agente humano, pero respondiendo en momentos que quizás el agente humano no puede estar. Gracias a los chatbots de cobro las empresas pueden lograr múltiples beneficios:
- Mejora de indicadores de recaudo de cartera: Al ser un canal que le permite a los usuarios negociar sus deudas de acuerdo con su disponibilidad de recursos y en el tiempo que él tenga disponible; los chatbots han logrado mejorar los indicadores de recuperación de cartera de las empresas que se han arriesgado a implementarlo dentro de sus procesos.
- Disponibilidad y rapidez las 24 horas del día: Garantizar un canal disponible 24/7 para que el cliente pueda autogestionar sus deudas en cualquier momento, de acuerdo con su disponibilidad de tiempo y sin tener largas esperas al teléfono para ser atendido por un agente humano. A través de nuestra experiencia, hemos identificado que los usuarios normalmente consultan y gestionan sus deudas en horarios nocturnos, tiempo en el que un agente humano no podría contactarlo.
- Reducción u optimización de costos: Al hacer las tareas repetitivas y rutinarias que normalmente las realizaría un humano reduciendo tiempos de respuesta y minimizando la oportunidad al error, los chatbots dan la posibilidad a las organizaciones de reutilizar estos recursos humanos en otras tareas operativas que generen mayor valor a la organización.
- Respuestas inteligentes: A través de la inteligencia artificial, los chatbots brindan la posibilidad al usuario de responder a sus preguntas con respuestas coherentes y precisas de acuerdo con las políticas de la empresa.
- Experiencia personalizada: A través de un flujo de conversación dinámico y personalizado los clientes se sentirán a gusto y confiados para abordar los asuntos de cobro. Hemos identificado en la interacción de los usuarios con los chatbots que la comunicación es más sincera, al no estar interactuando con un humano, lo que permite aumentar la probabilidad en el cierre de acuerdos de pago.
- Herramienta al alcance de todos: Implementar un chatbot no es tan complejo como podría parecer. Uno de los principales beneficios para las empresas es que pueden implementar la solución en tiempos muy cortos. En Smart Data & Automation apoyamos el proceso de definición de los flujos de conversación y la configuración de las reglas de negocio para garantizar su efectividad.
Aspectos claves para tener un chatbot de cobranzas efectivo:
Un chatbot de cobranzas exitoso debe tener ciertas características y funcionalidades clave para brindar una experiencia positiva tanto a los usuarios como a la empresa. Aquí hay algunos aspectos importantes que debes tener en cuenta para garantizar su éxito:
- Conversaciones cercanas y personalizadas: Flujos de conversación fáciles y dinámicos con capacidad de comprender y responder de manera natural a las consultas y solicitudes de los usuarios. ¡No te quedes solo con textos, anímate a vincular multimedia para que sea una conversación más interactiva!
- Automatización inteligente: Debe ser capaz de realizar tareas de cobranza de manera automatizada: enviar recordatorios de pago, negociar con el cliente para realizar acuerdos, realizar acuerdos de pago y notificar sobre sus vencimientos. Además, debe poder manejar consultas frecuentes y brindar respuestas rápidas y precisas.
- Integración con sistemas de información: Es clave que tenga la posibilidad de integrarse con los sistemas de información relevantes de tu compañía: CRM, sistemas de facturación, sistemas financieros, de soporte técnico, de gestión de clientes, entre otros. Esto permitirá al chatbot acceder a la información actualizada sobre el estado de cuenta de los usuarios y proporcionar respuestas precisas.
- Seguridad y privacidad: La seguridad es fundamental. Debe contar con medidas de seguridad robustas para proteger la información y los datos de los usuarios así como, evitar fraudes.
- Escalabilidad: Capacidad para manejar múltiples interacciones simultáneas con diferentes usuarios.
- Fácil acceso a un agente humano: Es importante darle la opción al usuario de ser atendido por un agente humano en caso que lo requiera.
- Mejora continua: Evalúa el desempeño e implementa mejoras de acuerdo con los resultados de recaudo, las interacciones de los usuarios y la dinámica del negocio. Para esto, en Smart Data & Automation contamos con módulos de reportería que permitirán contar con la información que el negocio requiere en tiempo real para la toma de decisiones.
Para concluir, la tecnología ha revolucionado las cobranzas y finanzas al mejorar los procesos, optimizar la gestión de datos, facilitar la comunicación con los clientes y aprovechar el poder de la inteligencia artificial. Las empresas que adoptan estas tecnologías pueden aumentar su eficiencia, reducir costos y mejorar la experiencia del cliente, lo que les permite mantenerse competitivas en un entorno empresarial en constante evolución.
¿Qué esperas para conocer más?
Silvia Obregón
sobregon@smartdataautomation.com
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